AVIS DE CONFIDENTIALITE FIBOX

AVIS DE CONFIDENTIALITE

L'avis de confidentialité Fibox décrit les pratiques de traitement des données personnelles de Fibox oy Ab et de ses filiales ("Fibox" ou "nous").  Dans cet avis de confidentialité, vous trouverez des informations sur les données personnelles que nous traitons , la façon dont nous les traitons et les droits que vous avez concernant vos données personnelles.

Chez Fibox, nous respectons votre vie privée et nous traitons vos données personnelles conformément aux principes énoncés dans le règlement général de l'UE sur la protection des données (règlement 2016/679 EU, le "RGPD").

Pour trouver des informations pertinentes à votre situation, veuillez sélectionner dans la liste ci-dessous  votre relation avec Fibox :

• Représentant client
• Représentant fournisseur
• Visiteur du site Web
• Vous avez été contacté par nos services Marketing ou Commercial

DONNEES CLIENTS

1. Où recevons nous vos données ?

Nous recevons nos données clients de nos propres clients lorsqu'ils nous passent une commande et lorsqu'ils concluent un contrat avec nous. Généralement, vous nous contactez et vous nous les communiquez  par e-mail mais vous pouvez également nous contacter et nous les fournir via le formulaire de contact  de notre site web ou en appelant notre service clients. 

1. Que recueillons nous ?

Nous ne traitons que les données clients B2B. Cela signifie que les données personnelles que nous traitons vous concernent en tant que représentant de votre entreprise, et non en tant que personne privée sauf si vous choisissez de nous fournir vos coordonnées personnelles, nous ne traitons pas ces informations.

Pour traiter votre commande, nous avons besoin  de votre nom, du numéro de téléphone, de votre adresse e-mail, de l'adresse de facturation  et de livraison, du nom de l'entreprise, de l'ID de l'entreprise et les coordonnées (si différent de l'adresse de livraison), et bien sûr les références des produits que vous avez commandé.

Nous avons besoin de ces renseignements pour la facturation et, par la suite pour la tenue des livres et d'autres tâches administratives obligatoires.

Si vous contactez notre service client, nous traiterons vos informations clients mentionnées ci-dessus ainsi que votre message et nos réponses à vos questions. si vous êtes déjà client, nous associerons votre demande à votre compte client actuel. Nous n'enregistrons pas les demandes par téléphone, mais notre service client peut envoyer une note relative à la conversation ou la diriger vers la personne appropriée pour s'assurer que votre demande sera traitée correctement.

Parfois, nous recevons également des commentaires , des plaintes ou des réclamations provenant de nos clients. Dans de tels cas, nous avons besoin de recueillir les informations nécessaires concernant le client afin de lier sa plainte à la commande, puis de la description du défaut ou du préjudice en question et d'autres détails liés à la plainte. 

1. A quelle fin traitons-nous ces données ?

Nous avons besoin de traiter les données personnelles de nos clients pour :

• les ordres de traitement
• la livraison des produits achetés
• la gestion des contrats avec nos clients
• la facturation
• le  service clients
• le traitement des commentaires, des plaintes et des réclamations client
• la tenue des livres et de la comptabilité
• l'accomplissement d'autres tâches administratives et la sauvegarde de nos droits juridiques

1. Quelles sont les bases juridiques pour le traitement de ces données ?

Nous comptons sur notre intérêt légitime pour fournir des services à nos clients aux fins décrites ci-dessus, ainsi que pour protéger nos droits légaux en cas de plaintes, réclamations ou litiges.

Nos devons également respecter les obligations légales : par exemple, en ce qui concerne la comptabilité et la fiscalité qui peuvent nous obliger à traiter ces données personnelles dans une certaine mesure.

1. Combien de temps doit on les conserver ?

      Nous stockons les commandes passées par nos clients pendant 3 ans et les éléments de  livraisons de nos                partenaires  pendant 1 an.

Les contacts avec nos clients et la correspondance sont conservés pendant 3 ans ou pour la durée de notre relation avec le client selon la plus longue des deux. Les plaintes et les réclamations clients ainsi que tous les documents relatifs à la plainte ou réclamation sont conservés pendant la période d'expiration de la réclamation définie par la loi et pour le temps requis pour le traitement.

Les données personnelles saisies dans les contrats clients sont conservées jusqu'à 10 ans sauf si la durée du contrat est plus longue, auquel cas elles seront conservées jusqu'à la fin de la période du contrat et 3 ans après la fin de la période du contrat.

Les factures et autres documents comptables qui peuvent inclure des données personnelles sont conservés pendant 6 à 10 ans conformément aux obligations comptables en vigueur.

LES DONNEES DU FOURNISSEUR

1. Comment recevons nous vos données ?

Nous recevons de nos fournisseurs certaines données personnelles des représentants de nos fournisseurs lorsque nous trouvons un accord avec eux. Le contenu des données personnelles de nos relations avec les fournisseurs est principalement limité aux coordonnées de la personne en contact de nos fournisseurs. Cela résulte d'un accord fournisseur ou par exemple d'une correspondance par e-mail entre FIBOX et ses fournisseurs.

1. Que collectons nous ?

Nous recueillons le nom de la personne en contact du fournisseur, l'adresse e-mail, les coordonnées de l'entreprise ou du bureau et l'adresse.

Si vous en tant que représentant fournisseur, vous contactez notre service client ou nos bureaux, nous traiterons vos informations ci-dessus ainsi que votre message et nos réponses  vous étant destinées. Nous pouvons également lier votre demande et vos données existantes. Nous n'enregistrons pas les demandes de renseignement par téléphone, mais notre service client peut rédiger une note de la conversation ou la diriger en interne  vers une personne appropriée afin de mieux s'assurer que votre demande est traitée correctement. 

1. A quelle fin traitons nous ces données ?

Nous devons traiter les données personnelles de nos représentants fournisseurs pour :

• gérer les livraisons fournisseurs à Fibox,
• gérer les contrats avec nos fournisseurs,
• la facturation,
• offrir un service à nos clients,
• traiter les retours et les dépannages,
• gérer les livres de comptes et la comptabilité, 
• accomplir d'autres tâches administratives obligatoires et protéger nos droits juridiques.

1. Quelles sont les base juridiques du traitement de ces données ?

Nous comptons principalement sur notre intérêt légitime pour maintenir nos relations avec les fournisseurs aux fins décrites ci-dessus ainsi que pour protéger nos droits juridiques en cas de litige.

Nous devons également respecter les obligations légales comme la comptabilité et la fiscalité par exemple qui peuvent nous obliger à traiter les données personnelles dans une certaine mesure.

1. Combien de temps doit on les conserver ?

Les contacts de notre service client et la correspondance suivante sont conservées pendant 3 ans ou pour la durée de votre relation client avec nous, selon la plus longue de ces périodes. 

Les données personnelles saisies dans les contrats fournisseurs sont conservées jusqu'à 10 ans, sauf si la durée du contrat est plus longue, auquel cas, elle seront conservées jusqu'à la fin de la période du contrat et 3 ans après la fin de la période du contrat.

Les factures et autres documents comptables pouvant contenir des données à caractère personnel sont conservés pendant 6 à 10 ans conformément aux obligations comptables en vigueur.

LES VISITEURS DU SITE WEB

Cookies

Nous utilisons des cookies sur notre site web. Vous pouvez trouvez de plus amples informations concernant notre utilisation des cookies dans notre politique de cookie.

formulaire de contact

Nous offrons aux visiteurs de notre site web, la possibilité de nous contacter directement via le formulaire de contact de notre site web. Sur ce formulaire, vous pouvez nous fournir votre nom, votre adresse électronique, votre entreprise, votre pays et le message de votre choix.

Dans ce contexte, nous vous demandons également votre consentement pour vous envoyer du marketing électronique. Vous trouverez ici de plus amples informations sur le traitement des données personnelles liées à nos opérations de marketing.

Les informations que vous fournissez via le formulaire de contact peuvent être combinées avec les autres informations que nous traitons concernant vous même ou votre entreprise. En fonction du contenu du message, nous pouvons vous contacter à des fins commerciales ou transmettre votre message à notre service client ou à une autre unité ou personne de notre organisation.

La raison pour laquelle nous vous offrons la possibilité de nous contacter via le formulaire est liée au service client et aux ventes. Vous pouvez bien sur choisir de nous contacter pour une autre raison également. Le traitement des données personnelles fournies par le biais du formulaire de contact  nous permet de  fournir un service à la clientèle et de promouvoir nos produits et services. Le marketing direct électronique requiert votre consentement que vous pouvez annuler à tout moment en vous désinscrivant de notre liste de diffusion. Nous stockons les messages que vous nous adressez en fonction de leur contenu. Pour en savoir plus sur le traitement des données personnelles, nos bases juridiques et les périodes de conservation, veuillez consulter les rubriques données clients, marketing et ventes.

Téléchargements

Nous proposons sur notre site web certains supports à télécharger par les visiteurs du site. Lorsque vous téléchargez des documents, nous vous demandons de nous indiquer votre prénom, votre nom, les coordonnées de votre entreprise, votre adresse électronique et le pays.

Dans ce contexte, nous vous demandons également votre consentement pour vous envoyer du marketing électronique. Veuillez consulter cette page pour de plus amples informations sur le traitement des données personnelles liées à nos opérations de marketing.

Le traitement de vos données personnelles dans le cadre de l'offre de téléchargements gratuits nous permet la la promotion et le marketing de nos produits et services.  Le traitement des données personnelles fournies via les téléchargements nous permet de promouvoir nos produits et de vous contacter à des fins de marketing. Le marketing électronique direct requiert votre consentement que vous pouvez retirer à tout moment en vous désinscrivant de notre liste de diffusion. 

Nous conservons vos informations à des  fins de vente pendant 5 ans. Pour le marketing électronique, nous conservons vos renseignements pendant un an ou jusqu'à ce que vous annuliez votre abonnement, selon la période la plus longue.

MARKETING ET VENTES

Le Marketing par e-mail

Nous pouvons vous envoyer des e-mails contenant des informations concernant nos produits et services. Les e-mails peuvent être envoyés à nos clients et fournisseurs, aux contact commerciaux que nous jugeons intéressés par nos produits et services en raison de leurs tâches professionnelles, ainsi qu'à ceux qui se sont inscrits à nos listes d'e-mails.

Nous pouvons recevoir vos coordonnées directement de vous, de nos partenaires commerciaux ou des médias sociaux et d'autres sources publiques.

Pour le Marketing par e-mails, nous enregistrons votre nom, votre adresse e-mail, le poste que vous occupez dans votre entreprise et votre statut qui nous est lié (par exemple : la personne contact client ou le client éventuel), ainsi que le contenu des communications que nous vous avons envoyées.

si vous êtes le contact commercial, notre e-mail marketing peut être basé sur notre intérêt légitime à promouvoir nos produits et services. Si vous avez souscrit à nos e-mails, notre traitement de vos données personnelles pour le Marketing par e-mail requiert votre consentement que vous pouvez retirer à tout moment en vous désabonnant de notre liste d'envoi. Pour le Marketing électronique, nous conserverons vos renseignements pendant un an ou jusqu'à ce que vous annuliez votre abonnement, selon la période la plus longue.

les clients potentiels

Les coordonnées peuvent être recueillis directement auprès des clients et de leurs contacts , Le formulaire de contact FIBOX et les téléchargements du site web FIBOX, les listes de participants aux évènements et les cartes professionnelles, les médias sociaux et d'autres sources publiques. Nous pouvons contacter nos prospects par e-mail ou par téléphone. 

Pour la vente, nous enregistrons le nom, les coordonnées de nos clients potentiels, ainsi que les coordonnées et le pays de l'entreprise. Nous stockons également dans notre CRM, les contacts établis et les résumés de nos entretiens.

Le but du traitement de vos données est la vente de nos produits et services, ainsi que le maintien des relations commerciales avec nos clients et avec les clients potentiels. Notre base de traitement de vos données personnelles est basé sur notre intérêt légitime   à promouvoir la vente de nos produits et services et à entretenir les relations commerciales. Vos données personnelles seront stockées dans notre CRM pour la période pendant laquelle la relation commerciale est active  ou pour une durée de 5 ans, selon la plus longue des 2.

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A qui divulguons nous vos données personnelles ou avec qui les partageons nous ?

Divulgations du contrôleur au processeur

Nous nous appuyons sur les services numériques fournis par des fournisseurs de services externes pour le traitement des données personnelles  dans nos activités. Ces services sont sous traités dans le cadre du RGPD et comprennent par exemple, le courriel, le stockage de données, l'hébergement du site web, l'espace de travail numérique, la plateforme marketing par courriel, les billets de soutien à la clientèle et, nous demeurons responsables des données à caractère personnel, traitées par eux en tant que responsables de traitement.

Divulgations du contrôleur au contrôleur

 Lors de la livraison des marchandises, nous partageons vos détails de livraison avec un partenaire de livraison tiers déterminé par vous dans le cadre de la passation de votre  commande avec nous. Lors de la livraison des marchandises à l'étranger, nous devrons également divulguer les données personnelles inclues dans la commande à la douane du pays de destination. Le partage de vos données de livraison est basé sur notre intérêt légitime de vous livrer la marchandise commandée et de remplir le contrat qui nous lie.

En cas d'inexécution des obligations de paiement par le client, nous communiquerons les détails nécessaires au recouvrement des paiements en cours à une agence de recouvrement externe. Le partage de vos données est basé sur notre intérêt légitime à exécuter notre accord et à protéger nos droits.

Les parties externes susmentionnées appliqueront leur propre politique de confidentialité au traitement des données à caractère personnel.

Vos données personnelles sont elles transférées à l'international ?

Au sein du groupe FIBOX, vos données personnelles peuvent être transférées entre différents sites FIBOX, à l'échelle mondiale, car nous avons peut-être organisé certains processus internes à notre groupe, de manière à ce que de tels transferts aient lieu. Certaines de nos personnes concernées peuvent également être situées en dehors de l'UE/EEE.

Fibox se trouve en dehors de l'UE/EEE : l' Australie, la Biélorussie, le Canada, la Chine, la Grande Bretagne, Hong Kong, l' Inde, l'Indonésie, Israël, le Japon, la République de Corée, la  Malaisie, la  Nouvelle Zélande, les Philippines, la Russie, Singapour, l'Afrique du Sud, la Suisse, Taïwan and les Etats Unis. Dans les transferts internes des données personnelles, nous nous appuyons soir sur des décisions de la Commission Européenne (Le Canada, Israël, Le Japon, la Nouvelle Zélande et la Suisse), soit sur des clauses contractuelles types adoptées et approuvées par la Commission Européenne. Nous limitons également les données partagées à ce qui est nécessaire aux fins de chaque transfert.

Nous faisons également appel à des prestataires de services (sous-traitants) qui dans certains cas, opèrent en dehors de la zone de l'UE/EEE ou qui peuvent transférer des données à caractère personnel à leur sous-traitants opérant en dehors de l'UE/EEE. En outre, ces transferts sont toujours régies par des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types, approuvées par la Commission Européenne.

Vos droits en tant que personne concernée

Les personnes concernées ont les droits suivants en vertu du RGPD :

Droit d'accès à vos informations : vous avez le droit de savoir quelles informations nous avons et traitons à votre sujet et vous pouvez nous demander de vous fournir l'accès à ces données.

Droit de rectification : Vous avez le droit de demander la rectification d'informations incorrectes ou incomplètes vous concernant.

Droit d'effacement ou de restriction :  Vous avez le droit de demander l'effacement de vos données lorsqu'il s'agit du traitement de vos données personnelles. 

Les données ne sont plus nécessaires et dans certaines autres situations prévues par le RGPD.  Si nous avons le droit de refuser votre demande d'effacement ou si la conservation de vos données personnelles est nécessaire pour l'enquête de votre demande, vous avez le droit d'exiger de notre part, la restriction de son traitement.

Droit d'opposition et Droit de rétractation :  Vous avez le droit de vous opposer à l'utilisation de vos données personnelles à des fins de profilage ou de marketing direct, ainsi qu'au traitement de vos données personnelles lorsqu'il est fondé sur notre intérêt légitime. Si notre traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement, vous avez le droit à tout moment de retirer ce consentement.

Vous pouvez vous opposer à notre marketing par courriel ou retirer votre consentement en cliquant sur le lien de désabonnement fourni au bas de chaque courriel.

En ce qui concerne les contacts commerciaux, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles et nous demander de ne plus vous contacter.

Droit à la portabilité des données : Si notre traitement de données est basé sur votre consentement ou @un contrat entre nous, vous avez le droit de recevoir une copie des données personnelles que vous nous avez fournies vous même dans un format structuré, lisible par une machine. 

Droit de déposer une plainte auprès de l'autorité responsable : Enfin, si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés dans le cadre de nos procédures de traitement des données, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de Contrôle Nationale. Toutefois, avant de la faire, nous vous prions de bien vouloir nous contacter et de nous faire part de vos préoccupations afin que nous puissions essayer de trouver, ensemble, une solution.

L'autorité de contrôle nationale en Finlande est le Finnish Data Ombudsman’s Office (le bureau du médiateur finlandais des données) “Tietosuojavaltuutetun toimisto”): https://tietosuoja.fi

Les coordonnées du responsable du traitement des données

Si vous avez des questions au sujet de nos pratiques en matière de confidentialité ou si vous souhaitez exercer vos droits décrits ci-dessus, veuillez communiquez avec nous par e-mail à l'adresse suivante : marketing@fibox.com

Nos coordonnées officielles sont :

Fibox Oy Ab

numéro d'identification de l'entreprise  ID: 0939933-7

Adresse : Keilaranta 19

02150 Espoo

La dernière mise-à-jour de cet avis remonte au 1er Novembre 2021.