polityka prywatności 

INFORMACJA O OCHRONIE PRYWATNOŚCI 

Niniejsza informacja o ochronie prywatności opisuje procedury przetwarzania danych osobowych przez firmę Fibox Oy Ab i jej spółki stowarzyszone („Fibox” lub „my”). W niniejszym oświadczeniu o ochronie prywatności znajdują się informacje o tym, jakie dane osobowe przetwarzamy, w jaki sposób je przetwarzamy oraz jakie prawa przysługują użytkownikom w odniesieniu do tych danych. 

W firmie Fibox szanujemy prywatność użytkownika i przetwarzamy jego dane osobowe zgodnie z zasadami określonymi w ogólnym rozporządzeniu UE o ochronie danych (rozporządzenie 2016/679 UE, „RODO”). 

Aby znaleźć informacje odnoszące się do Państwa sytuacji, prosimy wybrać, jaki jest Państwa związek z firmą Fibox: 

• Przedstawiciel klienta
• Przedstawiciel dostawcy
• Osoba odwiedzająca stronę internetową
• Użytkownik, z którym skontaktowały się nasze działy marketingu lub sprzedaży

DANE KLIENTA 

1. Skąd otrzymujemy Państwa dane?

Dane otrzymujemy od samych klientów, gdy składają oni u nas zamówienie i zawierają z nami umowę. Zazwyczaj klienci kontaktują się z nami i podają swoje dane osobowe za pośrednictwem poczty elektronicznej, ale mogą również skontaktować się z nami i przekazać nam swoje dane osobowe za pośrednictwem formularza kontaktowego na naszej stronie internetowej lub dzwoniąc do naszego działu obsługi klienta. 

1. Co gromadzimy?

Przetwarzamy wyłącznie dane klientów B2B. Oznacza to, że przetwarzane przez nas dane osobowe dotyczą Państwa jako przedstawicieli Państwa firmy, a nie jako osób prywatnych. O ile nie zdecydujesz się podać nam swoich danych kontaktowych, nie będziemy ich przetwarzać.

W celu realizacji zamówienia musimy zebrać Państwa imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, adres do wystawienia faktury i adres dostawy, nazwę firmy, a także identyfikator firmy i dane kontaktowe (jeśli są inne niż adres dostawy) oraz oczywiście szczegóły dotyczące zamówionych produktów. Informacje te są nam potrzebne do wewnętrznej realizacji zamówienia oraz dostarczenia zamówionych produktów pod wskazany adres dostawy.

Jeśli skontaktują się Państwo z naszym działem obsługi klienta, będziemy przetwarzać Państwa wyżej wymienione dane, jak również całą korespondencję. Jeśli są już Państwo naszymi klientami, połączymy Państwa zapytanie z istniejącym profilem klienta. Nie nagrywamy zapytań telefonicznych, ale nasz dział obsługi klienta może sporządzić notatkę na temat dyskusji lub skierować ją wewnętrznie do odpowiedniej osoby, aby upewnić się, że Państwa zapytanie zostanie właściwie rozpatrzone. 

Czasami otrzymujemy również informacje zwrotne, skargi lub reklamacje od naszych klientów. W takich przypadkach musimy zebrać niezbędne dane klienta w celu powiązania reklamacji z zamówieniem, a także opis danej wady lub szkody oraz inne szczegóły związane z reklamacją. 

1. Do jakich celów przetwarzamy te dane?

Musimy przetwarzać dane osobowe naszych klientów w celu: 

• realizacji zamówień 
• dostarczania zakupionych towarów 
• zarządzania umowami z naszymi klientami 
• fakturowania 
• zapewnienia obsługi klienta 
• przetwarzania opinii klientów, skarg i roszczeń 
• prowadzenia księgowości i rachunkowości
• wypełniania innych obowiązkowych zadań administracyjnych oraz ochrony naszych praw. 

1. Jakie są podstawy prawne przetwarzania tych danych?

Opieramy się głównie na naszym uzasadnionym interesie, jakim jest świadczenie usług na rzecz naszych klientów w celach opisanych powyżej, a także ochrona naszych praw w przypadku skarg, roszczeń lub sporów. 

Istnieją również zobowiązania prawne, których musimy przestrzegać, np. w odniesieniu do prowadzenia księgowości i opodatkowania, które mogą wymagać od nas przetwarzania danych osobowych w pewnym zakresie. 

1. Jak długo je przechowujemy?

Zamówienia składane przez naszych klientów przechowujemy przez 3 lata, a dane osób zlecających dostawę - przez 1 rok. 

Kontakty z naszym działem obsługi klienta i następująca po nich korespondencja są przechowywane przez 3 lata lub przez okres trwania relacji z klientem, w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy. Roszczenia i skargi klientów, a także wszelkie informacje i dokumenty związane z roszczeniami lub skargami klientów są przechowywane przez okres ważności roszczenia określony przepisami prawa oraz przez czas niezbędny do ich rozpatrzenia. 

Dane osobowe podane w umowach z klientami są przechowywane do 10 lat, chyba że okres obowiązywania umowy jest dłuższy, wówczas będą przechowywane do końca okresu obowiązywania umowy oraz przez okres 3 lat od zakończenia okresu obowiązywania umowy. 

Faktury i inne materiały księgowe, które mogą zawierać dane osobowe, są przechowywane przez 6-10 lat zgodnie z odpowiednimi przepisami dotyczącymi prowadzenia księgowości. 

DANE DOSTAWCY 

1. Skąd otrzymujemy Państwa dane?

Niektóre dane osobowe przedstawicieli naszych dostawców otrzymujemy bezpośrednio od naszych dostawców, gdy zawieramy z nimi umowę. Zawartość danych osobowych w naszych relacjach z dostawcami jest w większości przypadków ograniczona do danych osób kontaktowych naszych dostawców. Dane te mogą być zapisane w umowie z dostawcą lub np. w korespondencji e-mailowej między firmą Fibox, a jej dostawcami. 

1. Co gromadzimy?

Zbieramy imię i nazwisko osoby kontaktowej dostawcy, adres e-mail, dane adresowe firmy/ biura.

Jeśli jako przedstawiciel dostawcy skontaktują się Państwo z naszym działem obsługi klienta lub z naszymi biurami w inny sposób, będziemy przetwarzać wyżej wymienione dane, a także całą wzajemną korespondencję. Możemy również powiązać Państwa zapytanie z Państwa dotychczasowymi danymi. Nie nagrywamy zapytań telefonicznych, ale nasz dział obsługi klienta może sporządzić notatkę z dyskusji lub skierować ją wewnętrznie do odpowiedniej osoby, aby mieć pewność, że Państwa zapytanie zostanie właściwie rozpatrzone. 

1. Do jakich celów przetwarzamy te dane?

Musimy przetwarzać dane osobowe przedstawicieli naszych dostawców w celu:

• zarządzania dostawami od dostawców do firmy Fibox
• zarządzania umowami z naszymi dostawcami
• fakturowania 
• zapewnienia obsługi klienta 
• przetwarzania informacji zwrotnych i rozwiązywania problemów
• prowadzenia księgowości i rachunkowości
• wypełniania innych obowiązkowych zadań administracyjnych oraz ochrony naszych praw. 

1. Jakie są podstawy prawne przetwarzania tych danych?

Opieramy się głównie na naszym uzasadnionym interesie, jakim jest utrzymywanie relacji z dostawcami w celach opisanych powyżej, a także ochrona naszych praw w przypadku sporów. 

Istnieją również zobowiązania prawne, których musimy przestrzegać, np. w odniesieniu do prowadzenia księgowości i opodatkowania, które mogą wymagać od nas przetwarzania danych osobowych w pewnym zakresie. 

1. Jak długo je przechowujemy?

Kontakty z naszym działem obsługi klienta i następująca po nich korespondencja są przechowywane przez 3 lata lub przez okres trwania Państwa relacji z nami, w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy. 

Dane osobowe wprowadzone do umów z dostawcami są przechowywane do 10 lat, chyba że okres obowiązywania umowy jest dłuższy, w którym to przypadku będą one przechowywane do końca okresu obowiązywania umowy oraz przez okres 3 lat od zakończenia okresu obowiązywania umowy. 

Faktury i inne materiały księgowe, które mogą zawierać dane osobowe, są przechowywane przez 6-10 lat zgodnie z odpowiednimi przepisami dotyczącymi prowadzenia księgowości. 

ODWIEDZAJĄCY STRONĘ INTERNETOWĄ 

Ciasteczka 

Na naszej stronie internetowej używamy ciasteczek. Więcej informacji na temat wykorzystywania przez nas ciasteczek można znaleźć w naszej Polityce dotyczącej ciasteczek. 

Formularz kontaktowy 

Odwiedzającym naszą stronę internetową zapewniamy możliwość bezpośredniego kontaktu z nami za pośrednictwem formularza kontaktowego na naszej stronie internetowej. W formularzu kontaktowym można podać swoje imię i nazwisko, adres e-mail, nazwę firmy, kraj oraz wybraną wiadomość. 

W tym kontekście prosimy również o zgodę na przesyłanie Państwu materiałów marketingowych drogą elektroniczną. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych w związku z naszymi działaniami marketingowymi można znaleźć tutaj. 

Informacje przekazane przez użytkownika za pośrednictwem formularza kontaktowego mogą zostać połączone z innymi przetwarzanymi przez nas informacjami dotyczącymi użytkownika lub jego organizacji. W zależności od treści wiadomości możemy skontaktować się z Państwem w celach handlowych lub przekazać Państwa wiadomość dalej do naszego działu obsługi klienta lub do innej jednostki bądź osoby w ramach naszej organizacji. 

Oferowanie możliwości skontaktowania się z nami za pośrednictwem formularza ma na celu obsługę klienta i sprzedaż. Użytkownik może oczywiście zdecydować się na kontakt z nami również z innego powodu. Przetwarzanie przez nas danych osobowych przekazanych za pośrednictwem formularza kontaktowego opiera się na naszym uzasadnionym interesie, jakim jest zapewnienie obsługi klienta oraz promowanie naszych produktów i usług. Elektroniczny marketing bezpośredni opiera się na Państwa zgodzie, którą mogą Państwo w każdej chwili wycofać, wypisując się z naszej listy mailingowej. Wiadomości wysyłane do nas przez użytkowników przechowujemy w zależności od ich treści. Więcej informacji o celach przetwarzania danych osobowych, podstawach prawnych i okresach przechowywania danych można znaleźć w części Dane klienta oraz Marketing i sprzedaż. 

Pliki do pobrania 

Na naszej stronie internetowej oferujemy materiały, które mogą być pobrane przez odwiedzających stronę. Przy pobieraniu materiałów prosimy o podanie imienia, nazwiska, danych firmy, adresu e-mail i kraju. 

W tym kontekście prosimy również o zgodę na przesyłanie Państwu materiałów marketingowych drogą elektroniczną. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych w związku z naszymi działaniami marketingowymi można znaleźć tutaj. 

Naszym celem przetwarzania Państwa danych osobowych w związku z oferowaniem bezpłatnych plików do pobrania jest promocja i marketing naszych produktów i usług. Przetwarzanie przez nas danych osobowych udostępnianych za pośrednictwem plików do pobrania opiera się na naszym uzasadnionym interesie, jakim jest promowanie naszych produktów i kontaktowanie się z Państwem w celach marketingowych. Elektroniczny marketing bezpośredni opiera się na Państwa zgodzie, którą mogą Państwo w każdej chwili wycofać, wypisując się z naszej listy mailingowej. 

Informacje o użytkowniku przechowujemy dla celów sprzedaży przez 5 lat. Dla celów marketingu elektronicznego będziemy przechowywać informacje o użytkowniku przez 1 rok lub do momentu anulowania subskrypcji, w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy. 

MARKETING I SPRZEDAŻ 

E-mail marketing

Możemy wysyłać użytkownikowi wiadomości e-mail zawierające informacje dotyczące naszych produktów i usług. E-maile marketingowe mogą być wysyłane do naszych klientów i dostawców, osób kontaktowych, które uznamy za zainteresowane naszymi produktami i usługami ze względu na ich zadania zawodowe, a także osób, które zapisały się na nasze listy mailingowe. 

Dane kontaktowe możemy otrzymać bezpośrednio od Państwa, naszych partnerów handlowych lub z mediów społecznościowych i innych ogólnodostępnych źródeł. 

Dla celów marketingu e-mailowego przetwarzamy Państwa imię i nazwisko, adres e-mail, stanowisko w Państwa firmie oraz Państwa status związany z nami (np. osoba kontaktowa / potencjalny klient), jak również treść wiadomości, które do Państwa wysłaliśmy. 

Jeśli jesteś osobą kontaktową w firmie, nasz marketing e-mailowy może być oparty na naszym uzasadnionym interesie, polegającym na promowaniu naszych produktów i usług. Jeśli zapisali się Państwo do naszej listy mailingowej, przetwarzanie przez nas Państwa danych osobowych do celów marketingu elektronicznego odbywa się na podstawie Państwa zgody, którą mogą Państwo w każdej chwili wycofać, wypisując się z naszej listy mailingowej.

Dla celów marketingu elektronicznego będziemy przechowywać informacje o użytkowniku przez 1 rok lub do momentu anulowania subskrypcji, w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy.

Potencjalni klienci 

Informacje kontaktowe mogą być zbierane bezpośrednio od klientów i ich osób kontaktowych, za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie internetowej Fibox i plików do pobrania, list uczestników wydarzeń i wizytówek, mediów społecznościowych i innych źródeł publicznych. Możemy kontaktować się z potencjalnymi klientami za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie.

Dla celów sprzedaży przetwarzamy imię i nazwisko oraz dane kontaktowe naszych potencjalnych klientów, a także odpowiednie dane firmy i kraj, w którym działa. W CRM przechowujemy również informacje o nawiązanych kontaktach i podsumowania naszych rozmów. 

Celem przetwarzania Państwa danych jest sprzedaż naszych produktów i usług, a także utrzymywanie relacji biznesowych z naszymi klientami i potencjalnymi klientami. Podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych w tym celu jest nasz uzasadniony interes polegający na promowaniu sprzedaży naszych produktów i usług oraz utrzymywaniu relacji biznesowych. Państwa dane osobowe będą przechowywane w naszym systemie CRM i będą przechowywane przez okres, w którym lead sprzedażowy jest aktywny lub przez 5 lat, w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy. 

*****

      Komu ujawniamy lub udostępniamy Państwa dane osobowe?

Ujawnianie danych pomiędzy administratorami danych a podmiotami przetwarzającymi dane

Przetwarzając dane osobowe w ramach naszej działalności, korzystamy z usług cyfrowych świadczonych przez zewnętrznych dostawców usług. Takie usługi są podwykonawstwem w rozumieniu RODO i obejmują np. pocztę elektroniczną, przechowywanie danych, hosting strony internetowej, cyfrową przestrzeń co-workingową, platformę e-mail marketingową, zgłoszenia do działu obsługi klienta itp. Usługi te są regulowane odrębnymi umowami o świadczenie usług między nami a dostawcą usług, a my pozostajemy odpowiedzialni za dane osobowe przetwarzane za ich pośrednictwem jako administratorzy danych. 

Ujawnianie informacji między administratorami danych 

Dostarczając towary do odbiorcy końcowego użytkownika, udostępniamy dane dotyczące dostawy stronie trzeciej, będącej partnerem w zakresie dostaw określonym przez klienta w związku ze złożeniem zamówienia. W przypadku dostawy towarów za granicę konieczne będzie również ujawnienie danych osobowych zawartych w zamówieniu organom celnym kraju przeznaczenia. Udostępnienie danych dotyczących dostawy wynika z naszego uzasadnionego interesu, jakim jest dostarczenie zamówionych towarów do odbiorcy i realizacja umowy między nami. 

W przypadku niewywiązania się ze zobowiązań płatniczych przez klienta, udostępnimy dane niezbędne do odzyskania zaległych płatności zewnętrznej firmie windykacyjnej. Udostępnienie Państwa danych wynika z naszego uzasadnionego interesu, jakim jest wykonanie naszej umowy i ochrona naszych praw. 

Wyżej wymienione podmioty zewnętrzne będą stosować własne zasady ochrony prywatności w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych. 

      Czy dane osobowe są przekazywane za granicę?

W ramach grupy Fibox dane osobowe mogą być przekazywane między różnymi lokalizacjami Fibox na całym świecie, ponieważ niektóre wewnętrzne procesy w grupie zostały zorganizowane w sposób, który wymaga takiego przekazywania danych. Niektóre z naszych podmiotów danych mogą również znajdować się poza obszarem UE/EOG. 

Lokalizacje firmy Fibox poza UE/EOG to: Australia, Białoruś, Kanada, Chiny, Wielka Brytania, Hongkong, Indie, Indonezja, Izrael, Japonia, Republika Korei, Malezja, Nowa Zelandia, Filipiny, Rosja, Singapur, Republika Południowej Afryki, Szwajcaria, Tajwan i USA. W przypadku wewnętrznego przekazywania danych osobowych opieramy się na decyzjach Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni poziom ochrony (Kanada, Izrael, Japonia, Nowa Zelandia, Szwajcaria) lub na standardowych klauzulach umownych przyjętych i zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Ograniczamy również zakres udostępnianych danych do tego, co jest niezbędne do realizacji celu każdego przekazania danych. 

Korzystamy również z usług dostawców (podmiotów przetwarzających dane), którzy w niektórych przypadkach działają poza obszarem UE/EOG lub mogą przekazywać dane osobowe swoim podwykonawcom działającym poza UE/EOG. Również te transfery są zawsze regulowane odpowiednimi zabezpieczeniami, takimi jak standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. 

      Prawa użytkownika jako osoby, której dotyczą przetwarzane dane 

Na mocy RODO osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

Prawo do dostępu do Państwa informacji:  Mają Państwo prawo wiedzieć, jakie informacje na Państwa temat posiadamy i przetwarzamy, oraz mogą Państwo zażądać od nas zapewnienia dostępu do tych danych.

Prawo do sprostowania:  Mają Państwo prawo zażądać sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych informacji na swój temat.

Prawo do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych: Mają Państwo prawo zażądać usunięcia swoich danych, gdy przetwarzanie Państwa danych osobowych nie jest już konieczne oraz w pewnych innych sytuacjach przewidzianych w RODO. Jeśli mamy prawo odmówić żądaniu usunięcia danych, lub jeśli zachowanie danych osobowych jest konieczne do dochodzenia roszczeń w inny sposób, mają Państwo prawo zażądać od nas ograniczenia ich przetwarzania. 

Prawo do sprzeciwu i prawo do wycofania zgody: mają Państwo prawo do sprzeciwu wobec wykorzystywania Państwa danych osobowych do profilowania i marketingu bezpośredniego, a także wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, gdy jest to oparte na naszym uzasadnionym interesie. Jeżeli przetwarzanie przez nas Państwa danych osobowych odbywa się na podstawie Państwa zgody, mają Państwo prawo w dowolnym momencie wycofać tę zgodę. 

Użytkownik może nie wyrazić zgody na marketing prowadzony za pośrednictwem poczty elektronicznej lub wycofać swoją zgodę, klikając link umożliwiający rezygnację z subskrypcji znajdujący się na dole każdego maila. 

W odniesieniu do kontaktów handlowych mogą Państwo sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych i poprosić nas o zaniechanie dalszych kontaktów z Państwem. 

Prawo do przenoszenia danych: Jeżeli przetwarzanie przez nas danych odbywa się na podstawie Państwa zgody lub zawartej między nami umowy, mają Państwo prawo do otrzymania kopii danych osobowych, które sami nam Państwo dostarczyli, w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.

Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego: Na koniec, jeśli uważają Państwo, że Państwa prawa nie są respektowane w związku z naszymi procedurami przetwarzania danych, mają Państwo prawo złożyć skargę do krajowego organu nadzorczego. Zanim jednak Państwo to zrobią, prosimy o kontakt z nami i przedstawienie swoich obaw, abyśmy mogli wspólnie spróbować znaleźć rozwiązanie. 

      Krajowym organem nadzorczym w Finlandii jest Biuro Fińskiego Rzecznika Danych Osobowych („Tietosuojavaltuutetun toimisto”): https://tietosuoja.fi 

      Dane kontaktowe administratora danych 

Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania dotyczące naszych praktyk w zakresie ochrony prywatności lub chcieliby Państwo skorzystać z praw opisanych powyżej, prosimy o kontakt pod adresem: marketing@fibox.com. 

Nasze oficjalne dane kontaktowe są następujące: 

Fibox Oy Ab

Numer identyfikacyjny firmy: 0939933-7

Adres: Keilaranta 19

02150 Espoo

       Niniejsze zawiadomienie zostało zaktualizowane po raz ostatni w dniu 1 listopada 2021 r.